Yleiset käytännöt matkakulujen korvaamisesta seuran retkillä

[Vesa Auno]

Hei
Osallistukaa reippaasti tähän keskusteluun. Eriävät mielipiteet ja käsitykset siis suotavia !

Virallisen retken kriteerit:
-Retkelle lähdössä ainakin 4 henkilöä (mielellään selvästi enemmänkin)
-Retki on retkikalenterissa tai retkestä tiedotettu retkimelonnan keskustelupalstalla hyvissä ajoin !!

Matkakulut:
-Kalustonvetoauton käyttökuluja maksetaan seuran kassasta matkalaskulla.
-Niiden muiden autojen käyttökulut, joiden kyyti on kaikille osallistujille tarjolla ja joita voidaan myös mahdollisesti käyttää vetoauton noutoon aloituspaikalta tms, jaetaan kaikkien osallistujien kesken.
Näiden muiden autojen kustannuksiin osallistuvat siis myös ne, jotka kulkevat ns. vetoauton kyydissä.
Ne, jotka aikataulu- tms syistä kulkevat erikseen (lue lähes yksikseen) omalla autollaan, osallistuvat yhteisten autojen käyttökustannuksiin rajoitetusti matkalla ja määränpäässä toteutuneen kalustologistiikan mukaan.
-Käyttökulut lasketaan mielellään yläkanttiin pyöristettynä kulutuksen mukaan tai esim 22 senttiä/km.

[Risto Salow]

Hei

Kävin aikoinaan puheenjohtajana verottajan kurssin urheiluseuran kulukorvauksista. Verottajan tulkinnan mukaan matkasta tulee olla ennakkopäätös. Tällöin retken täytyy olla retkikalenterissa ja budjetoitu vuosibudjetissa tai siitä täytyy tehdä johokunnassa ennakkopäätös budjetteineen. Kulukorvauksissa on myös määritelty muut ehdot.  Jos ehdot eivät täyty voidaan korvaus tulkita palkkioksi. Ennakkovalmistelu/vuosisuunnittelu on tärkeää niin ei tarvitse jälkikäteen sumplia päätösten kanssa

[Vesa Auno]

Moi
Verottajan ensisijainen tulkinta on tuo, jos oikein tarkasti katsotaan, mutta en usko, että käytännössä noin tarkaksi vedetään, vaikka ennakkosuunnittelukin on hyvä asia. Hyvä retkenjärjestämistapa on myös se, että sitä ei suunnitella etukäteen esim. keväällä, vaan sitten kesän aikana retkikansan toiveiden mukaan. Budjetissa tähän on tietoisesti varauduttu jo. Ennakkosuunnittelun ja budjetoinnin kriteerit täyttyvät näinkin.

[Risto Salow]

Tuo ennakkopäättäminen  varmistaa että seuran retket ovat avoimet kaikille jäsenille ja siitä tulee tieto niin ajoissa että ehtii mukaan  . Joustavuus on saatu sillä että budjetointi on tehty kokonaiskuluina jota on jaettu johtokunnan päätöksillä yksittäisille retkelle jos ne on toteutuneet yhteisten sääntöjen mukaisesti. Aikaisemmin seuran retkelle vaadittiin 5 osallistujaa?